Qu’est-ce qu’un télésecrétariat ?
Une permanence téléphonique externalisée est une solution proposée par les centres d’appel afin de simplifier la vie des entreprises. Le service s’adresse également aux différents cabinets professionnels.
Quand faire appel à une permanence téléphonique externalisée ?
Le télésecrétariat est un concept qui n’est pas récent. En effet, il s’agit d’un service permettant d’externaliser la réception d’appel. En temps normal, il s’agit d’une mission pour un secrétaire. Toutefois, il arrive que le cabinet ou l’entreprise délaisse le personnel à cause d’un manque de place. Le responsable devra alors se charger de la réception d’appel ou il peut faire appel à une permanence téléphonique externalisée. La seconde solution présente de multiples avantages. D’abord, le service offre un gain de temps non négligeable. Répondre aux appels est une tâche gourmande en temps. Ainsi, en confiant la mission à un agent externe, le chef d’entreprise pourra se concentrer sur d’autres missions. De ce fait, il est important de faire appel à un télésecrétariat pour optimiser la productivité. Ensuite, la performance téléphonique externalisée rajoute de la valeur à l’image de la boîte ou du cabinet. Effectivement, la manière de répondre à un client tient une grande place dans le monde des affaires. Une personne satisfaite du support client n’aura pas l’idée de se tourner vers un autre prestataire de service. Il s’agit donc d’un bon moyen pour fidéliser et conquérir les clients. La formule d’externalisation permet aussi d’économiser du budget. Les offres proposées par les centres d’appel sont du sur mesure. Le télésecrétaire répond aux besoins de son client à travers une tarification précise.
Les rôles d’un télésecrétariat
Plusieurs missions sont attribuées au secrétaire à distance lors de sa prestation. D’abord, il va répondre aux appels. Bien que la tâche soit accessible à tout le monde, elle exige un grand professionnalisme. Ensuite, il note les rendez-vous et gère l’agenda du chef d’entreprise. Lorsqu’il travaille pour le compte d’une boîte, il doit parfois jouer le rôle du SAV. Autrement dit, il répond aux questions des clients sur un service ou un produit. Le numéro du secrétaire à distance est accessible uniquement durant les heures ouvrables. Par contre, le service de messagerie continue à recevoir les messages durant la nuit.
Pour rappel, la formule de gestion d’appel est adaptée pour tout secteur d’activité. Outre les entreprises, les avocats et les médecins ont aussi besoin du service. De ce fait, les cabinets privés n’ont plus d’embaucher un secrétaire avec l’option. L’agent peut travailler aussi pour le compte d’un courtier en assurance. Ce professionnel se charge de trouver la meilleure offre pour son client. Il compare les contrats et intervient dans la constitution du dossier. En revanche, ses services sont payants. C’est la raison pour laquelle il est préférable d’utiliser un outil en ligne pour comparer gratuitement les offres de mutuelle.
